9 consells útils per a les reunions en línia eficaç

Recentment vam escriure un article de divulgació sobre com tenir reunions efectives. Algunes persones van assenyalar que les reunions en línia requereixen un conjunt d'habilitats especials, i pot ser difícil de seguir el mateix consell que li vam donar per a les reunions en persona. Amb tantes persones que treballen des de casa, semblava una bona idea per fer front a aquest tipus de reunions. Des que principalment treballa des de casa, un bon percentatge de les meves reunions es duen a terme utilitzant la videoconferència i compartir la pantalla. Després de fer això durant diversos anys, aquí estan alguns dels consells més importants que els oferiria a les persones que estan començant a fer reunions en línia.

1. Per estar enfocat

És fàcil distreure o tractar de realitzar diverses tasques quan s'està en una reunió en línia. No feu això. Especialment si vostè està en el vídeo, mantenir la concentració en la reunió i no deixi que el seu gos o nens entren a l'oficina o es mostren a la cambra. Si vostè està físicament en una reunió, la seva presència li dóna alguns "punts" per a l'atenció, fins i tot si vostè està fent gargots o mirant per la finestra. Amb una reunió en línia, fins i tot una quantitat molt petita de distracció pot fer que sembli que no estan pagant cap atenció en absolut.

He fet videoconferències, on un individu cura per aconseguir interromput o distret amb altres trucades telefòniques, etc., en una videoconferència, que ve a ser com 10 vegades més que en persona no professional.

2. Obtenir el dret de la tecnologia

Suposem que la tecnologia serà un problema i es dóna múltiples opcions i temps suficient per fer tot bé. Aquí hi ha algunes coses a considerar fer:

Reiniciar l'ordinador abans d'hora. Si de tant en tant és necessari reiniciar l'ordinador per evitar que es estany, fer això abans de la reunió. No vol forçar a tots a esperar que es reiniciï l'equip.

Connectar 10 a 15 minuts abans. Si hi ha algun problema, vostè vol assegurar-se que sap sobre ells abans d'hora. Això és particularment cert si vostè està utilitzant un sistema de conferència web que vostè està familiaritzat. Hi pot haver una petita corba d'aprenentatge i pot haver-hi algunes eines que necessiten per ser descarregat i instal·lat.

Tenen informació de connexió alternativa disponible. Moltes de les solucions de conferència web li permeten utilitzar àudio a través del seu ordinador o per telèfon. Assegura't que tens la informació que necessita per connectar els dos sentits. Si els problemes de connexió que la seva imatge de vídeo una mica bruscos, no és un gran problema, però si la gent no pot entendre el que està dient vostè no serà capaç de contribuir.

Assegureu-vos que la seva connexió a Internet no estarà saturat. No tracti de fer una videoconferència mentre que una altra persona està tractant de carregar un DVD sencer de dades. En la majoria dels llocs, la velocitat de pujada és seu coll d'ampolla, però ho fa funcionar en tots dos sentits. La veu és especialment sensible a la velocitat de connexió, de manera que si vostè té problemes, tracti d'usar un telèfon per a la connexió de veu així, al mínim, es pot escoltar i ser escoltat amb claredat.

Tenir una connexió de reserva que es pot canviar fàcilment a. Si vostè fa un munt de videoconferència des de casa, és probablement val la pena tenir una còpia de seguretat de connexió a Internet. En molts llocs, es pot obtenir una línia DSL per $ 15 a $ 30 per mes. No obstant això, només és útil si se sap com canviar-hi ràpidament en cas que alguna cosa va cap avall.

Tancament altres programes. No tracti de fer una videoconferència, mentre que la seva aplicació d'edició de vídeo o un munt de grans arxius de Photoshop estan obertes. Tanqueu els programes que no necessita. Això disminuirà la probabilitat que l'ordinador s'estavella i augmentar els recursos disponibles per fer la videoconferència.

Utilitzar un UPS. No vol ser noquejat fora de línia si la font de blips i torni a encendre. Assegura't que tens tota la cadena de comunicació connectat a la bateria de suport. Si l'equip està a la reserva de la bateria, però el mòdem de cable no és, encara té un punt feble si se'n va la llum.

3. Seguiment amb un resum de correu electrònic

En una reunió real, algunes de les parts valuoses ocorren després de la reunió ha acabat. La gent parla del que van a fer, aclarir els compromisos, etc. Intenta recrear aquest si és possible. L'enviament de correu electrònic un resum del que es prenen les decisions i que ha comès al que ajudarà a assegurar-se que no hi hagi malentesos i ajudar a crear un registre que tothom pot utilitzar.

4. Argumentar cortesament

Com assenyala Brian, amb l'argument pot ser bo per a les reunions, però no es pot discutir la mateixa manera a través d'una videoconferència que puguis en persona sense arribar a ser un idiota. Encara ha de discutir. Com hem dit, la part més important d'una reunió està treballant a través dels desacords i que engrana idees. Tot i així, cal tenir molta cura per ser educat ja que estan en desavantatge quan es tracta de la comunicació no verbal. El seu llenguatge corporal i la postura no van a transmetre, així a través de la càmera de vídeo com ho fan en persona, de manera que la forma en què dius les coses es torna molt més important.

Aquí hi ha algunes maneres per argumentar cortesament:

Indicar la posició de l'altra persona amb empatia. Això ajuda a demostrar que vostè entén el que deien. Addició de frases com "No veig per què creu que això és important" i "Puc veure el valor d'això des del punt de vista XYZ." Ara es mostren a entendre la posició i d'algú de la importància de la seva posició és una forma molt valuosa d'accedir-hi per entendre el seu punt de vista, ja que els impedeix ser defensiva.

Mantenir-enfocat a la emissió- no les persones. Tingueu molta cura de no fer res que pugui semblar-se a un atac personal.

Esperar per indicar la seva posició. No començar a parlar amb una idea mitjana formulat. No és irraonable per escriure unes poques paraules que descriuen els seus arguments abans de començar a parlar. Recorda que estàs en desavantatge comunicació no verbal, pel que la seva comunicació verbal ha de quedar perfectament clara i convincent addicional.

Davant de qualsevol hostilitat, fins i tot si és menor d'edat. Dient coses com: "Sé que se sent fortament sobre això i estima la seva passió" pot ajudar a mantenir les coses es van centrar en les idees i ajudar a l'hostilitat difusa entre els individus.

Planificar el futur. Si coneixes alguna discussió és probable que es converteixi polèmic, planificar el futur. Si coneixes a Joe May enutjar per la seva idea, però Susan ho admet, parlar amb Susan abans d'hora. Potser es pot mantenir les parts de la seva posició de manera que Joe no se centra en una sola persona. Potser Susan pot presentar la idea perquè ella té una millor relació de treball amb Joe i estarà en la mateixa habitació amb ell perquè ella no està en el desavantatge de la comunicació no verbal.

Feu un seguiment amb la gent per telèfon. Una trucada telefònica ràpida a algunes persones després de la reunió pot ser valuosa per ajudar a assegurar-se que no hi ha ressentiments. Això pot ajudar a reproduir algunes de les interaccions que es produeixen després d'una reunió en persona es presenta com la gent es dirigeix de nou als seus escriptoris.

5. venir preparats

Assegura't que tens tot preparat abans de la reunió. La videoconferència tendeix a magnificar qualsevol falta de preparació de la seva part, així que segur de tindre tots els documents o arxius on es pot obtenir fàcilment sense haver de mirar al seu voltant. A la vida real, es va inclinar per mirar dins el maletí pot no ser un gran problema, però si desapareixen de la pantalla per aconseguir alguna cosa, pot fer que sembli que no va fer el seu treball de preparació. La major part del temps, que no volen desaparèixer de la pantalla si pot evitar-ho.

6. Mira a la càmera

Els millors sistemes de videoconferència permeten mires a la gent mentre mira directament a la càmera. Feu tot el possible per posicionar la seva càmera de vídeo amb això en ment. Si vostè està buscant a l'esquerra en la imatge d'altres persones i la càmera de vídeo està a la dreta, sembla que està només mirant a un costat. Si no pot veure tant, en general és una bona idea mirar a la càmera per tal de donar a cada un per l'altre extrem el contacte visual. Si la pantalla mostra una vista prèvia de la imatge tractar de posar la càmera i la finestra per la qual cosa sembla que busca a l'ull.

7. Netejar, fons lliure de distraccions

Ser molt conscient del que està en el fons darrere de vostè o en el seu escriptori davant dels clients. Intenta mantenir la seva oficina neta i lliure de desordre com sigui possible. Tingueu molta cura de tenir la gent camina darrere de vostè. Pot ser una distracció, poc professional i que pot acabar fent alguna cosa compromès. Els programes de notícies com per mostrar totes les seves analistes dur a la feina darrere d'ells en els seus equips. Un recent difusió de notícies financeres va mostrar un treballador que mira les fotos de vestits de bany en el seu monitor en el fons. L'ideal és que el seu escriptori posicionada perquè la gent no pot caminar darrere de vostè. Si es treballa a casa, no vol un dels seus nens corrent en el fons.

8. Utilitza una bona càmera

Mentre la càmera incorporada en el seu ordinador portàtil pot funcionar, és probable que tingui una millor qualitat amb una càmera externa. Jo faig servir una càmera de vídeo digital enganxat al meu ordinador amb FireWire i produeix resultats molt agradables. Pot beneficiar portar el seu temps per entendre com funciona el balanç de blancs de la càmera. He fet algunes reunions en línia amb persones que semblen que acabem de passar 10 hores en un llit de bronzejat, ja que la seva càmera fa que els tons de pell de color vermell brillant. Si bé no és un gran problema, el més professional que pot mirar, millor. Una altra característica que m'agrada de la meva càmera és el zoom de control remot. Això fa que sigui més fàcil per a mi per enquadrar la imatge sense haver d'arribar a la càmera o deixar la imatge.

Assegura't que tens prou llum. Si la càmera s'ha incorporat a la llum, tractar de encendre'l. L'obertura de l'ombra o d'encendre una altra llum pot fer una gran diferència en el bé que la seva imatge es veu als altres assistents.

9. Fi del temps

Vols que la gent es mostren en l'hora de la seva reunió important. Cal donar-los el mateix nivell de respecte i al final quan diu que va a acabar. Si es manté a la part superior del calendari del seu programa, que conclou el temps no ha de ser massa difícil i acabant més ràpid és sempre una bona cosa, també.