Guia de compra: 5 ha de tenir productes per a cada sala de reunions de videoconferència

Guia de compra: 5 ha de tenir productes per a cada sala de reunions de conferències de vídeo

He llegit aquest títol d’un article recentment "Mai jutgeu un llibre per la seva portada, però sempre jutgeu una empresa per les seves sales de conferències" - i he pensat en mi mateix, això és bastant dur. Però, en realitat, les vostres sales de conferències (i els vostres espais de reunions) diuen molt sobre la vostra empresa ...

Per exemple, els colors i els mobles poden ser molt formals o informals; poden ser grans, petites o fins i tot estretes; poden ser molt bàsiques (només una taula i cadires) o bé amb molta tecnologia, és difícil enfocar-lo. Poden tenir un "estil de vida" o semblar que ningú no l’ha utilitzat en edats. En cadascun d’aquests casos, qualsevol persona que treballi per a vosaltres o bé que vingui a la vostra oficina per reunir-vos, començarà a tenir una sensació per a la vostra empresa.

Tot i que hi ha centenars de decisions que cal fer pel que fa a les sales de conferències i els espais de reunions, ens centrarem en la tecnologia, ja que creiem que cada sala de conferències o espai de reunions ha de ser activat per vídeo. El preu ha baixat tan dramàticament tant per a maquinari com per a serveis, ja que ja no té sentit no habilitar les vostres habitacions.

Llavors, què és necessari? Què necessiteu realment per a les vostres habitacions per fer que sigui fàcil d'utilitzar i rendible per a l'empresa? A continuació s’indiquen els productes clau: sense ells no s’obtenen els beneficis, de manera que anem a immersió a la dreta.

# 1: la plataforma de videoconferència

Heu de començar en algun lloc i el millor lloc per començar és el programari i els serveis que utilitzarà a la vostra empresa. Qualsevol persona d’assistència tecnològica us dirà que hom estandarditzeu una solució, és a dir, no compliceu les coses amb diverses aplicacions. Personalment, creiem que es deriven dues solucions: Zoom o RingCentral . Sí, hi ha altres solucions, Microsoft , Google , GoToMeeting i altres tenen grans plataformes, però al nostre parer, Zoom i RingCentral representen la solució més completa al millor preu global.

I hi ha una manera senzilla de determinar quina de les dues solucions que escolliu: voleu que hi hagi "veu" integrada (o les línies de veu de la vostra empresa). Si és així, la vostra elecció seria RingCentral, si no, i després Zoom.

Tots dos ofereixen la mateixa experiència de videoconferència, funcions i funcions. Com que RingCentral utilitza Zoom com a proveïdor de videoconferència. Afegeix valor a la plataforma Zoom, a més de proporcionar serveis de veu només: permeten combinar veu i vídeo en una solució. Si no esteu buscant aquest tipus de solució (una única opció per als dos), Zoom és la vostra millor opció.

En qualsevol cas, des d'una sala de conferències o des de la perspectiva de l’espai de reunió, és exactament el mateix tipus de productes i configuració.

2: controls d’habitació

En comptes de quedar atrapats en càmeres i àudio al bat, creiem que és molt millor centrar-se en com controlarà la vostra habitació. Tot i que varia amb cada plataforma de videoconferència, l’única cosa que no canvia és l’exigència de tenir un ordinador per controlar funcions. Recordeu, fins i tot amb totes les innovacions tecnològiques dels darrers anys, encara necessiteu un poder de processament dedicat per garantir que la videoconferència funcioni correctament.

Personalment, creiem que necessiteu posar el màxim de potència possible a les vostres habitacions, de manera que hem estandarditzat tots els nostres kits a la Intel Skull Canyon i7 . Aquesta petita forma (8 "x 5" x 1 "), un ordinador sense ventilador, va ser dissenyada per a un ús de jocs, cosa que vol dir que està preparada per a qualsevol aplicació intensiva" de vídeo "que hi hagi. Connexió directa a la xarxa, wifi i bluetooth, i pot controlar fàcilment dues pantalles. Hem provat diversos ordinadors de petit format i el Skull Canyon és absolutament el cap i les espatlles per sobre de tots.

Després de l’ordinador de l’habitació, necessitem un combinat de teclat / ratolí estàndard (bluetooth) com a dispositiu d’entrada, i en el cas de Zoom Rooms / RingCentral, tenim una consola per controlar la plataforma de la sala de conferències.

La consola d'habitacions és un iPad dedicat d'Apple amb l'aplicació Zoom Rooms carregada. Està configurat per controlar tant l’aplicació Zoom com l’equip dins de l’habitació. Començant, aturant, afegint participants, una altra funció de la sala està totalment controlada amb la consola, juntament amb algunes funcions de vídeo i àudio. Tot i que es tracta d’un iPad, i pot executar altres aplicacions, és realment un "aparell" construït per a l’ús de l’habitació, que hauria de ser tractat com a tal.

Configurat correctament, aquest combinat de productes controlarà tots els aspectes de la vostra videoconferència: des de l’inici o l’aturada de la vostra reunió, allò que es comparteix a la pantalla, la càmera i l’àudio. Des del nostre punt de vista, tenir una configuració coherent de productes per als controls d’habitació és important, ja que voleu que funcioni de manera perfecta, independentment de quina habitació o de la ubicació de l’algú és que hi ha a la vostra empresa. Per això hem estandarditzat aquests productes i cada kit té els mateixos productes.

# 3: Càmera

Mentre parlem d’altres Guies de Compra, l’habitació i el propòsit decidiran quina càmera comprarà la càmera. No totes les habitacions es creen iguals, algunes habitacions són llargues i estretes, algunes són grans i quadrades, altres són espais d’entorns en un espai de oficina obert. Juntament amb això, algunes habitacions s’utilitzen més sovint per a actualitzacions o reunions de personal, mentre que d’altres s’utilitzen per a equips de projectes o vendes com a sales de guerra, i altres són espais de formació dedicats.

Quan feu coincidir la càmera tant a l'habitació com a l'ús, primer us reduïm les vostres opcions i, en segon lloc, tindreu un temps molt més fàcil per avaluar una càmera contra una altra, o bé com a "desconnexió" entre dues càmeres o simplement comparant funcions i funcions .

Les consideracions importants per a una càmera inclouen el camp de visió (FOV), la funcionalitat PTZ, la funció de zoom, la resolució i com es controlen tots aquests. Moltes càmeres vénen amb algun tipus de control remot, ja sigui un control remot físic o un programari, per controlar el punt de vista de la càmera. Per exemple, AVer CAM520 ve amb un comandament a distància que es pot programar amb un màxim de 10 "valors predefinits". Això us permet canviar ràpidament la vista de la càmera, prement un sol botó, que us serà útil quan teniu una habitació i voleu assegurar-vos que podeu concentrar-vos en una sola persona a l'habitació o, possiblement, a una pissarra.

Quan mireu les càmeres fotogràfiques, no sempre és el que té les millors "especificacions" que guanya, sinó que hauria de ser el que millor coincideixi amb les habitacions i les finalitats.

# 4: Àudio

Algunes persones es confonen quan diem "àudio", ja que estan acostumats a parlar "línies telefòniques" o línies de conferències. La videoconferència és una mica diferent. Tot i que algú pot "marcar" per a una videoconferència, en la majoria dels casos, la gent es connecta a la seva pròpia connexió de xarxa i, finalment, la videoconferència és un servei "de xarxa".

Amb la videoconferència, és extremadament important que l’àudio sigui clar i directe. Com a participant (no a la sala), voleu que tinguin una sensació "a l'habitació": sense això, perdreu un dels avantatges principals de la videoconferència. Per crear aquesta sensació a l’habitació, s’ha d’escoltar tothom dins de l’habitació (quan sigui apropiat) i eliminar-ne altres. No hi ha res pitjor que tenir el so de papers que es barregen o que el portàtil es mogui sobre la taula, sent el que s’escolta sobre la gent que parla. O no ser capaç d’escoltar a algú sobre els altaveus de la cambra.

El vostre sistema d’àudio s’ha de gestionar fàcilment, el volum de l’altaveu, el silenciament, etc. són funcions importants per afinar l’àudio tant a la sala com a la reunió. Tot i que tradicionalment hem utilitzat àudio de taula, que és perfecte per a gairebé qualsevol espai de reunió, estem començant a veure un canvi cap a un àudio més "instal·lat". Aquestes poden ser una mica més complexes (tot i que hem vist que el factor de complexitat es redueix al llarg dels anys) que el de taula, però també poden proporcionar una millor experiència tant per als assistents a la sala com per als assistents en línia. El primer benefici és la cobertura completa d’habitació amb micròfons: podeu disposar de tots els micròfons o bé silenciar micròfons específics. L’altre avantatge és com es veurà neta l’habitació en comparació amb l’àudio de taula amb micròfons d’extensió. Tots els cables i cables estan fora de la vista, la taula és principalment un espai obert sense cap embús addicional.

La propera generació de productes d'àudio serà més petita, més integrada i tindrà un millor filtrat i control. La majoria dels quals seran automàtics, controlats per un programari intern - però també hi haurà controls integrats, el programari d’àrea basat que l’organitzador de la reunió pot controlar.

El més important a recordar amb l’àudio de l’espai és el dos: cobrir el micròfon per a un àudio clar per als participants en línia i la cobertura dels altaveus per a les persones de la sala. Després d’aquests, llavors canvia a funcions específiques de la vostra habitació o situació.

Nota especial: si esteu formant / ensenyant, voleu ampliar la vostra cerca de productes per incloure micròfons de presentació, que vénen en tots els tipus i mides. La clau és assegurar-se que estan construïts específicament per utilitzar-los per a videoconferències i sintonitzar-se a les comunicacions de veu.

# 5: Visualització

Tot i que aquest és l’últim dels productes que discutirem, això no vol dir que sigui el menys important. El que hem trobat pel que fa a la visualització de la sala és el següent: si no necessiteu una pantalla interactiva (i els preus d'aquests es redueixen), és tan fàcil comprar-los localment. Les pantalles d’enviament són difícils i costoses. Es poden danyar fàcilment durant el trànsit i això significa retards amb devolucions i enviaments creuats. Ens centrem exclusivament en pantalles interactives per això. Podeu anar al vostre distribuïdor local d’electrònica gran caixa i obtenir pantalles UltraHD de 75 "+ 4K i recollir-les o fer-les lliurar localment.

Els nostres equips d’habitacions normalment no inclouen pantalles, tot i que estem creant cada vegada més kits que inclouen una pantalla interactiva. Per tant, depenent de les vostres preferències i de com voleu utilitzar la vostra habitació, és millor que compreu les pantalles localment. Recomanem comprar la més alta qualitat que pugueu pagar, i si voleu pantalles dobles, obteniu dues de la mateixa pantalla.

En resum, mereixeu el millor per a la vostra nova sala de videoconferència, que s’adequés tant a l’estil de treball de la vostra empresa com al pressupost. Només recordeu, és més fàcil gestionar i donar suport a un nombre limitat de "configuracions" i serà més fàcil per als vostres empleats utilitzar les habitacions si són molt similars a la configuració. Compreu tant l’habitació com l’objectiu i no us equivoqueu.

I si teniu alguna pregunta, només cal que ens comuniqueu amb nosaltres.