Com: organitzar una reunió en línia reeixida

Si executeu la vostra empresa des de diferents ciutats i, possiblement, països, enteneu la necessitat de realitzar reunions en línia i programes de conferències web. Programes com Tenveo Meeting i Infinite Conferencing han revolucionat reunions per a grans empreses i organitzacions. El USPS, l'oficina de correus dels Estats Units, té moltes ubicacions rurals, fora del camí. Aquestes oficines de correus utilitzen programes de programari similars per a la formació i les reunions de masses. Aquests programes són molt senzills de crear, programar i organitzar una reunió.

El problema amb aquestes reunions és el mateix problema de qualsevol reunió: com aconsegueix que la gent assisteixi a la vostra reunió i com mantingueu al vostre públic interessat i interessat durant la reunió?

Participants convidats

Molts d'aquests programes de reunions en línia ofereixen funcions d'invitació per correu electrònic que podeu utilitzar per convidar les persones que voleu unir a la vostra reunió. Molts saben enviar correus massius i, amb els avenços dels programes de correu electrònic i les integracions amb aquestes eines de conferències, podeu convidar persones amb només uns pocs clics. Ressalteu, talli i enganxeu l'URL de la reunió al cos del vostre correu electrònic quan envieu les vostres invitacions. Aquests programes portaran instantàniament el participant a la sala virtual de la reunió, de manera que tots els participants han de fer clic a l'enllaç del correu electrònic.

Una reunió en línia amb diverses computadores basades en web i habilitades per Java, és senzill d'utilitzar aquests programes. Cada programari us demanarà informació bàsica com ara la data i hora en què voleu la reunió i generarà un URL per a la reunió. A continuació, podeu tallar i enganxar l'enllaç de la reunió a un correu electrònic o un altre missatge electrònic per tal que les persones assisteixin.

Quan les persones fan clic a l'enllaç, s'obre una finestra basada en Java amb uns quants controls com el micròfon, el teclat, la ploma, els quadres de text i els marcadors. El moderador, qui va crear la reunió, pot controlar aquestes sol·licituds per als convidats. Normalment, s'utilitza una presentació juntament amb el programari de la reunió perquè els assistents tinguin una guia per seguir el que es comparteix a la reunió.

Practica molt

Noia practicant la seva reunió en línia. Pot semblar ximple, però assabentar-se del que vol dir és una bona idea. Això farà que la vostra reunió flueixi sense problemes i us permeti retardar qualsevol error de la vostra presentació. El vostre objectiu, després de tot, és que el vostre públic t'escolta de manera activa i no pasiva. La teva presentació és un esbós d'informació que no és tota la reunió. Amb una reunió en línia, està garantit que els perdrà si no fa res més que llegir exactament què hi ha a la pantalla. Practicant el que voleu dir i utilitzant la vostra presentació com a resum no a la reunió completa.

Programeu amb atenció, Menys és més

El vostre negoci funciona a la velocitat del negoci. Com més temps mantingueu els empleats en una reunió, els menys interessats seran. Mantingui la seva reunió curta, dolça i si té un calendari, s'adhereix a la programació. Intenta deixar les coses a la vostra presentació sempre que sigui possible, us ajudarà a fer que la vostra reunió sigui interessant des del primer fins al darrer.

Si t'ha agradat aquest article i m'encantaria conèixer més sobre l'organització de reunions en línia decent, també us recomanem que llegiu l'article de Tenveo amb consells de reunions en línia.