L'organització d'una conferència? Aquí hi ha alguns consells per fer front al repte
Jun 08, 2017
L'organització d'una conferència de recerca pot ser un veritable desafiament. Alguns fins i tot es podria aconsellar-li que no ho fa. Però també és una oportunitat increïble i una experiència gratificant.
L'elaboració d'un esdeveniment d'èxit no ha de ser una lluita costa amunt. Vostè acaba de recordar tres regles d'or: planificar el futur, envoltar-se d'un gran equip, i saber per què ho està fent!
Aquí hi ha alguns consells per ajudar-lo en aquesta aventura.
1. No planificar és planificar el fracàs
No s'afanyi a la logística. Abans de començar a reservar el lloc i trucar a serveis de restauració, cal portar el seu temps per preparar-se per la seva conferència.
Això li estalviarà una gran quantitat d'estrès i evitar sorpreses d'última hora.
Imatge Què desitja que la seva conferència perquè sembli. Qui va a assistir? Quin tipus d'esdeveniment serà? Quin tipus d'experiència té vostè vol oferir als delegats?
A continuació, entrar en detalls. Quants assistents hi haurà? Quantes presentacions rebrà? Quants dies durarà?
Si és possible, estar en contacte amb els organitzadors previs per recopilar informació dels anys anteriors. Se li ajudarà a establir un pressupost realista.
I recordeu que és impossible anticipar cada petita cosa. Sempre hi haurà alguns problemes que no esperava i això està bé. El pla just per això també.
2. No hi ha força en els números
De programa a la logística, les finances i la comercialització, l'organització d'una conferència involucra múltiples aspectes que tots requereixen coneixements especialitzats. Envoltar-se d'un bon equip l'ajudarà a dur a terme les diferents tasques de manera més eficient sense ser aclaparat. També permetrà que li permet centrar-se en els objectius principals: el gran contingut, bons oradors i assistents que hi participen.
Tria el teu equip amb cura. Mira per als jugadors entusiastes, organitzats i conduïts equip que el comitè organitzador no hauria de tenir massa membres, per mantenir la presa de decisions i la coordinació suau. Jonathan Khan troba tres és un bon nombre. Tot depèn de la mida de la seva conferència i la quantitat de temps que té a les mans.
Aprendre a delegar. Podeu assignar les comissions a diverses àrees de responsabilitat: logística (lloc, allotjament, A / V, càtering, transport), programa tècnic, oradors principals, les finances i els patrocinadors, de registre, de màrqueting (comunicació, relacions públiques, pàgina web, xarxes socials ...). A la part superior dels organitzadors del nucli, es pot inscriure voluntaris per ajudar a que el dia de la conferència o amb tasques més petites. Els estudiants sovint ho veuen com una bona oportunitat i encantats d'ajudar.
Si vostè té el pressupost, consideri contractar un OPC o una oficina de la conferència. Com que és una, gestió d'esdeveniments acadèmica no és necessàriament el seu fort. Aquests professionals són experts en l'organització de conferències acadèmiques. Ells proporcionen la major part valuosa ajuda, especialment amb la part logística de les coses.
3. La tecnologia Abraçada
Hi ha tantes maneres en què pot aprofitar el poder de la tecnologia.
En primer lloc, utilitzar un sistema de gestió abstracte per recollir, revisió per parells i acceptar enviaments i gestionar el seu programa. Sí, estem parcial, però no podem fer prou èmfasi en la quantitat de temps que li estalviarà!
Durant la conferència, assegureu-vos que totes les habitacions tenen l'equip adequat de A / V i que està funcionant! I recorda, aquest és el segle 21! Gairebé tothom porta un ordinador portàtil, un telèfon intel·ligent o una tauleta i es vol tenir accés a Internet. Wifi pot ser un problema important en les conferències. Assegureu-vos de comprovar per endavant amb el lloc que van a proporcionar wifi amb suficient ample de banda.
També pot fer ús d'aplicacions mòbils per millorar l'experiència dels delegats. Hi ha moltes aplicacions per aquí, per ajudar els assistents a la xarxa, navegar per la conferència, crear el seu propi horari, etc.
4. Trieu acuradament els seus altaveus
Trobar l'orador principal dret és crucial, però pot ser complicat. Un bon orador principal serà atraure els delegats i establir el to per a la seva conferència d'investigació.
Penseu en quin tipus d'altaveus i presentacions que desitgi. Apunta a la diversitat. Convidar tant a coneguts investigadors i autors novells, i tractar de tenir un bon equilibri entre els gèneres.
Assegura't que tens un pla B en cas que els altaveus es cancel·len!
5. mantingui informats
És necessari per elaborar un pla de comunicació eficient. Implementar una estratègia sobre el contingut que es va a compartir, quan i amb qui. A la seva pàgina web, publicar entrevistes, blocs, imatges, programes, anuncis d'altaveus ... actualitzar el seu contingut regularment per construir una mica d'emoció.
Mantenir-se en contacte amb els seus delegats i els seus altaveus. Podeu utilitzar eines com MailChimp per enviar correus electrònics en massa als seus delegats. Assegurar-se que obtenir tots els detalls necessaris i instruccions sobre la seva conferència: Direcció de lloc, dates, directrius, dades de contacte, consells ...
La bona comunicació també és important durant la conferència. Afegir senyals per apuntar als assistents cap a les sales de presentació, la taula de registre, les àrees de dinar o els banys. Fer alguns anuncis durant el dia per informar els delegats del desplegament de l'esdeveniment i tenir voluntaris i membres del personal disponible per a respondre preguntes i orientar els delegats. I no us oblideu de dir gràcies! Envia un correu electrònic als delegats i una nota escrita als altaveus, els membres del comitè i els voluntaris per agrair la seva contribució.
6. Facilitar la creació de xarxes de xarxes és una de les principals raons per les quals els investigadors assisteixen a la seva conferència. El seu treball és ajudar a complir amb gent interessant. Com? En primer lloc, assegureu-vos d'assignar suficient temps per oportunitats d'establir contactes i discussions. No ficar el seu programa amb presentacions - construir un munt de taules de treball i de cafè perquè els delegats puguin respirar i xatejar. I triï un apropiat ajustat per a les habitacions "socials": tenen sofàs i cadires per a la gent a seure i conversar. Organitzar esdeveniments socials com ara festes, còctels i sopars. També ha de considerar l'execució d'alguns experiments per promoure la participació, com ara l'organització de "unconferences" i fent ús de les aplicacions mòbils interessants per fomentar la creació de xarxes. Conclusió L'organització d'una conferència acadèmica implica una multitud de tasques, la majoria de les quals no tenen res a veure amb el món acadèmic. Haurà de ser organitzat per mantenir-se al dia amb tots ells. Si vostè està organitzant una conferència per primera vegada, demanar consell als organitzadors o professionals últims Mentre vostè maneja aconseguir els seus ànecs a la fila i mantenir els nostres consells en ment, vostè estarà en camí d'un esdeveniment exitós!
Veure més a: http: //www.tenveo-video-conference.com/
Si desitja que la càmera de vídeo conferència i un micròfon omnidireccional, pot posar-se en contacte Tenveo gerent de vendes de Rachel, ella se li donen solucions i descomptes.
Tel: 8613657740706
WhatsApp: 008613657740706
Correu electrònic: sales01@tenveo.com
SKYPE: Rachel Liang
QQ: 451810239
WeChat: 13657740706
