Què és la videoconferència?

Voleu programar una reunió amb el vostre equip per discutir un projecte en curs o proper. L’únic problema és que la gent del vostre equip treballa de forma remota. Que tots entrin al despatx al mateix temps resulta difícil.

Afortunadament, la tecnologia fa que sigui fàcil reunir la gent per a una reunió o conferència. Gràcies a la videoconferència, el vostre equip pot parlar de forma presencial sense haver d’estar a la mateixa habitació ni tan sols al mateix estat o país.

Obteniu més informació sobre els avantatges principals de la videoconferència i els principals motius perquè la vostra empresa pugui utilitzar.

Què és la videoconferència?

La videoconferència és en molts aspectes similar a qualsevol altre tipus de trucada en conferència. Permet que dues o més persones es puguin comunicar entre elles en temps real, sense estar a la mateixa ubicació. A diferència d’una conferència telefònica, una videoconferència permet als participants veure’s els altres durant la trucada. A més de deixar que els participants es vegin durant la reunió, la videoconferència també sovint ofereix l’opció de compartir informació, com ara documents o presentació, durant la trucada.

Tot i que la videoconferència és similar a una videotrucada, sol tenir més de dos participants. Una videoconferència pot tenir lloc entre tots els membres d'un equip de projecte, entre el vostre equip i l'equip de client o entre l'equip i els accionistes de la vostra empresa. En alguns casos, el nombre de participants que poden saltar en una videoconferència és il·limitat.

Quines tecnologies s’utilitzen en videoconferència?

La videoconferència es basa en diferents equips i tecnologia. Un sistema de videoconferència ha d’enviar dades als participants i ha de crear la sensació que els participants estan tots a la mateixa sala, més que no pas a diferents llocs. Tot i que la tecnologia exacta que s’utilitza i l’equipament específic requerit per a una videoconferència poden variar lleugerament en funció de les necessitats de l’organització, en general, es necessiten les següents per funcionar una videoconferència.

1. Programa de programari

Un programa programari sol estar al cor de qualsevol videoconferència. Existeixen molts programes diferents i cadascun té els seus avantatges i contres. Un programa adequat per a una empresa pot no ser un bon ajust per a una altra empresa. Per exemple, alguns programes permeten que la gent s’uneixi a la videoconferència mitjançant un ordinador portàtil o un altre ordinador o marcant des d’un telèfon. Molts programes limiten el nombre d’assistents o participants a la reunió, tot i que alguns programes tenen una prestació més generosa que d’altres.

En alguns casos, el programari que alimenta la videoconferència està integrat al maquinari. En d'altres, el programari és una aplicació autònoma que funciona amb diversos dispositius.

2. Connexió a Internet

L’àudio i el vídeo necessiten viatjar des del dispositiu d’una persona al dispositiu d’una altra persona perquè funcioni una videoconferència. Una forma de viatjar les dades és mitjançant una connexió a Internet d’alta velocitat. La prevalença de connexions a Internet d’alta velocitat entre les empreses ha fet realitat la videoconferència en moltes empreses. Com més ràpid sigui la connexió a Internet d’una empresa, més pot fer amb el vídeo i millor serà la qualitat del vídeo.

3. Entrada / sortida de vídeo

Les persones que participen en una videoconferència necessiten una manera de veure què passa i una manera de participar visualment a la discussió. Els equips d'entrada de vídeo solen ser una càmera, com una càmera web adjunta a un ordinador portàtil o una càmera de vídeo autònoma. En alguns casos, l’entrada de vídeo pot ser la pantalla d’un ordinador o pissarra digital.

Els equips de sortida de vídeo inclouen dispositius que mostren les imatges de la videoconferència. L’equip pot consistir en una pantalla portàtil o un monitor d’escriptori, un projector i pantalla de vídeo, una televisió, pantalla LCD o paret de vídeo.

4. Entrada / sortida d'àudio

Al igual que el vídeo, l’àudio necessita viatjar dins i fora com a part de la conferència. Els equips d’entrada d’àudio solen ser un micròfon o un conjunt de micròfons. Segons la configuració de la conferència, es podria incorporar un micròfon a un ordinador portàtil o pot ser un equip autònom. En algunes sales de conferències, els micròfons es col·loquen a tot l’espai o se situen de forma central, com per exemple en una taula.

Els equips de sortida d'àudio poden incloure altaveus, com els integrats en un ordinador portàtil o escriptori, un parell d'auriculars o un sistema d'àudio completament integrat amb amplificador i altaveus a tota la sala.

5. Equips de cancel·lació d’eco acústic

Un potencial inconvenient d’un sistema de videoconferència mal dissenyat és el retard que es pot produir quan una persona que parla, se sent en el sistema de fons i el discurs es rep i es torna al sistema originari. Per això, la tecnologia de cancel·lació de ressò sovint forma part d’un programa de videoconferència. La tecnologia redueix el retard en l’àudio de manera que se sent i sona natural.