L'elecció de l'eina de col·laboració en línia adequada per a la tasca

Hi ha infinits beneficis per adoptar un enfocament col·laboratiu en l'assoliment dels objectius. La col·laboració aprofita la força de diverses perspectives per transformar les bones idees en grans. També és una manera intel·ligent de fomentar la camaraderia i de construir relacions d'equip, ja que el procés de col·laboració anima les persones a unir esforços per aconseguir un objectiu comú. Afortunadament, la tecnologia ens ha dotat de diverses maneres de col·laborar amb persones dins i fora de l'oficina. No obstant això, sabent quina eina usarà quan pot ser complicat, per això hem reunit les tres eines de col·laboració en línia més populars d'avui, i hem explorat els beneficis i casos d'ús més adequat per a cadascun d'ells.

Beneficis de la col·laboració de vídeo

Accessible i assequible: fa menys d'una dècada, les persones estaven atrapades per sistemes de còpia engorroses i costosos de videoconferència que prometien molt, però eren difícils d'utilitzar. Avance ràpid fins avui, i pot obtenir una unitat de videoconferència (com Tenveo), super elegant i fàcil d'utilitzar, amb vídeo i àudio HD a un preu nominal, el que fa que aquesta eina sigui indispensable ja que és omnipresent.

Connexió: la col·laboració de vídeo crea la connexió presencial entre els participants que és imprescindible per sentir-se part d'un equip. Atès que es preveu augmentar el treball a distància, el vídeo ofereix una manera inestimable de construir i mantenir relacions de col·laboració personal i productiva.

Risc reduït de la incomunicació: més que cap altra eina de col·laboració moderna, el vídeo elimina els riscos de la comunicació errònia, ja que permet veure, escoltar i entendre les persones. A més, els participants poden interpretar les expressions facials i el llenguatge corporal, i respondre adequadament.

Velocitat millorada: el vídeo augmenta la velocitat de la col·laboració, permetent a les persones participar en els intercanvis ràpids que es produeixen orgànicament durant una conversa o una sessió de pluja d'idees. També elimina el temps perdut escrivint missatges llargs que podrien convertir-se en punts d'arranjament en el moment en què accedeix a entrar.

Mostrar i explicar: compartir documents, visuals i molt més a través del repartiment de la pantalla de vídeo és ràpid i senzill. També permet que tots siguin a la mateixa pàgina i comprengui ràpidament el que significa la persona que comparteix la informació.

Casos d'ús: el vídeo és ideal per a projectes col·laboratius que es beneficien de l'energia de l'entrada immediata de l'equip, com ara: pluja d'idees; Revisions de projectes i actualitzacions; Formació i educació; Debats generals i en profunditat; Anàlisi de solucions, etc.

Beneficis de la col·laboració per correu electrònic

Singular: el correu electrònic és el millor per a les col·laboracions personals que no requereixen interaccions presencials ni comentaris immediats. Mai és una bona idea afegir diverses persones a una col · laboració de correu electrònic, ja que el volum de respostes pot ofegar les safates d'entrada del participant i provocar que es perdin a la ruta de correu electrònic o deixeu de seguir-lo per complet. Curiosament, aquest problema va generar la idea d'utilitzar plataformes de missatgeria en lloc del correu electrònic, tot i que després de la novetat de les plataformes de missatgeria, la gent es va adonar que el correu electrònic encara tenia un lloc vàlid en el seu arsenal d'eines de col·laboració en línia.

Temporització: quan una persona es troba en una zona horària llunyana (és a dir, +/- 12 hores des de la vostra zona horària), i programar una col·laboració de vídeo ha demostrat ser un repte, és possible que vulgueu intentar participar en la col·laboració per correu electrònic. Quan intenteu col·laborar per correu electrònic, tingueu més temps per descriure el procés a les persones per tal que sigui fàcil d'entendre i seguir, però mantingui el breu comunicat. Per exemple, expliqueu als participants quantes paraules sigui possible el que és l'objectiu de la col·laboració per correu electrònic, com voleu rebre respostes (és a dir, les tres idees principals), i les dates en què es donen les respostes.

Arxivat: Moltes persones utilitzen avui el seu correu electrònic com a arxiu per a documentació col·laborativa. Per exemple, després d'una col·laboració en vídeo, pot ser útil que els membres de l'equip rebin una còpia de documents individuals discutits durant la sessió.

Casos d'ús: el correu electrònic és una bona opció per als processos col·laboratius que es beneficien de tenir informació escrita, com ara revisions confidencials; Crítiques d'idees; I altres formes de col·laboració breus i directes.

Beneficis de les plataformes de missatgeria

Brevetat: les plataformes de missatgeria com Slack i Asana es fan servir millor per a tipus de col·laboracions curtes i informals que no són sensibles al temps ni necessiten una resposta immediata. A causa de la conveniència de publicar missatges, algunes persones derroten el propòsit de l'eina publicant massa sovint, introduint massa detalls, etc. Si utilitzeu una plataforma de missatgeria per dur a terme una col·laboració ràpida, assegureu-vos de supervisar les publicacions i redireccionar-les Les persones que s'apropen del xat a la discussió completa per mantenir aquests pensaments fins que tothom pugui trobar-se presencialment, ja sigui en persona o a través de vídeo.

Anonimat: dur a terme esforços de col · laboració que permetin a tothom parlar la seva ment sense por a alienar els companys de treball pot ser difícil, però aquesta és una àrea on les plataformes de missatgeria poden ser útils, en aquest canal els moderadors poden permetre a les persones enviar respostes, preguntes i comentaris de forma anònima. Alguns col·laboradors volen utilitzar plataformes de missatgeria durant una videoconferència per votar idees amunt o avall.

Compartir arxius: les plataformes de missatgeria són excel·lents per assegurar-vos que tots els participants en una col·laboració d'equip tinguin accés a tots els documents essencials com ara imatges, PDF, fulls de càlcul, etc.

Casos d'ús: els millors casos d'ús col · laboratiu per a plataformes de missatgeria inclouen enquestes, preguntes, enquestes, aclariments, actualitzacions i altra informació ràpida que no requereixen una discussió o reunió més llarga.

Tots junts ara

Ara que sap quins tipus de col·laboracions serveixen millor per quines eines, podeu barrejar, combinar o utilitzar una combinació de les tres per a la vostra pròxima col·laboració d'equip. Si encara no heu afegit una videoconferència moderna als vostres esforços de col · laboració, ho deus a tu mateix per donar un gir a Tenveo. Eina de creació d'equip i de millora de la productivitat, Tenveo és un dispositiu de videoconferència de tot el material lleuger que fa que unir-se a la gent i compartir pantalles i idees una experiència vívida i atractiva: cada vegada. Amb un vídeo HD i àudio, i una lent d'ampli angle que captura els subtils (i importants aspectes) de la comunicació, Tenveo és una eina que proporciona a les vostres col·laboracions un avantatge competitiu real.

Vegeu més a: www.tenveo-video-conference.com