Quan voleu gravar les vostres reunions de vídeo?

Les reunions són excel·lents. Ens permeten col·laborar amb els altres, dividir i conquistar el treball i assegurar-nos que tothom tingui una veu a la taula. Tanmateix, hi ha desavantatges a les reunions, i un d'aquests és el fet que sovint es comparteix una gran quantitat d'informació important en un curt període de temps. I sense que algú faci notes diligents, les coses es poden perdre o oblidar amb facilitat.

Amb la videoconferència a Tenveo, això no és un problema. En prémer el botó "Record Meeting" de la aplicació, els usuaris poden gravar tot el que es produeix a la reunió, tant en àudio com en vídeo, per a la seva reproducció més endavant. Tenim centenars de milers d'usuaris que aprofiten aquesta funcionalitat, però us podeu preguntar ... per què? S'han de registrar les reunions sempre? Quan és el moment adequat per gravar una reunió?

1. Quan algú no pot assistir

La gent està molt ocupada, i no sempre podem estar en dos llocs alhora. L'enregistrament d'una reunió a través de Tenveo és una gran opció per quan algú està fora de l'oficina o simplement reservat en una altra reunió al mateix temps. Això permet que aquesta persona es posi al dia en la discussió més endavant, de manera que no cal gastar un temps valuós omplint-los en la propera reunió o enviar correus electrònics múltiples cap endavant i cap enrere per garantir que tots els convidats tinguin la informació que necessiten. La persona que va perdre la reunió només pot veure l'enregistrament quan té temps, i és gairebé tan bo com si estiguessin allí.

2. Quan entreneu als empleats

Alguna vegada us sentiu que dieu el mateix una i altra vegada, especialment quan entreneu els empleats? Quan s'entreni a través de la videoconferència de Tenveo, prem el botó de gravació. Això us permetrà gravar la formació un cop i després tornar-la a tocar a qualsevol que necessiti veure la gravació més endavant. Això és especialment útil per a l'entrenament de nous empleats sobre com utilitzar el programari o quan s'actualitzen els protocols existents per a grans grups de persones. A més, l'enviament de la gravació abans d'hora us permet perdre menys temps en repetició durant la formació i dedicar més temps a respondre preguntes específiques o proporcionar suport.

3. Quan vulguis mantenir-te compromès

Les reunions sovint ens permeten aconseguir més que correus electrònics o missatgeria instantània perquè permeten que tothom entri a la sala (o en vídeo en viu) per tenir una discussió natural sobre el tema. Tanmateix, per a la persona enganxada a prendre notes, les reunions a vegades poden ser encara menys productives que una conversa per correu electrònic. Intentant mantenir-vos centrat a la conversa perquè pugueu escriure tot el que es va dir fa que sigui difícil participar activament i escoltar la vostra veu mentre es prenen decisions. Tanmateix, amb l'enregistrament de vídeo, tothom pot revisar la gravació més endavant per prendre notes i obtindre detalls importants, per tant, és necessari tenir un dedicat prenedor de notes durant la mateixa reunió.

4. Quan entrevisteu els candidats

Entrevistar a diversos candidats per a la mateixa posició és difícil, especialment quan dos o tres són excepcionalment qualificats. Pot ser difícil de recordar exactament com la primera entrevistada respon a una pregunta, o com la cinquena persona maneja el cas pràctic. Fins i tot amb tan sols uns pocs candidats, pot ser difícil recordar amb precisió tots els temes que vau tractar i la seva resposta. Tanmateix, aquest tema es pot resoldre ràpidament mantenint entrevistes sobre la videoconferència de Tenveo i gravant-les, que us permetrà reproduir fàcilment tota l'entrevista quan decidiu quin candidat és el que millor s'adapta al paper.

5. Quan necessiteu un registre de la reunió

Alguna vegada has tingut una reunió realment productiva i has entusiasmat els nous reptes, només per oblidar què eren els nous reptes una setmana més tard? O ha tingut un argument amb un company de feina sobre el que es va expressar exactament durant una reunió? O simplement volia tenir un registre del que va passar durant els ajuntaments de la vostra empresa perquè poguessis tornar a referir a això en un moment posterior? Les gravacions de vídeo resolen tots aquests problemes i més. Enregistrar les vostres reunions importants (o qualsevol reunió) per a la seva revisió en una data posterior, podeu recordar ràpidament el que s'ha discutit o resoldre els desacords amb una simple reproducció de la gravació.

El punt final i important de la videoconferència de Tenveo cal esmentar és que algunes persones no volen ser registrades sense motiu i, depenent de la vostra indústria, pot ser il·legal gravar algunes (o totes) de les seves reunions. Assegureu-vos de demanar sempre a tothom que participi abans de fer clic al botó "Registre de la reunió" i assegureu-vos de compartir la gravació amb totes les persones adequades un cop finalitzada la reunió.