Tps per a reunions de bona distància
Apr 23, 2019
Consells per a reunions de bona distància
Les reunions a distància afavoreixen temps i produeixen resultats més ràpids
Alguns dels avantatges de les reunions a distància són:
• Reduir o eliminar els costos de viatge
• Augmentar l'eficiència de la companyia: el temps de viatge es converteix en temps de treball
• Reduir els nivells d’estrès entre els empleats: la conciliació entre la vida laboral i la vida laboral
• Directament i espontani
• Respectuós amb el medi ambient
Consells per a teleconferències bones
Preparació (si presideix una reunió)
Propòsit. Teniu un propòsit clar per a la reunió i el que us espera dels participants. És una reunió d'informació, discussió o decisió?
• Persones adequades. Convideu les persones adequades, persones que afegeixin alguna cosa a la reunió i això n'obté alguna cosa.
• Lectures necessàries. Envieu les lectures necessàries als participants i un comentari personal a cadascun dels participants sobre el que s'espera d'ells. Suposen que aporten certa informació a la reunió o expliquen alguna cosa en particular.
• Agenda clara. Envieu una agenda i la llista dels participants a temps abans de la reunió.
• Informar. Expliqueu com s’uneix a la reunió (número de telèfon i qualsevol codi PIN) o si es farà una trucada al participant.
• Prova. Abans de dirigir la vostra primera reunió, feu algunes trucades de prova i proveu les diferents funcions. Pot ser que el vostre quadre de comandament requereix ordres especials per trucar a diverses parts: consulteu el vostre gestor de telefonia.
• Documentació. Com es documentarà la reunió? És convenient utilitzar la funció d’enregistrament.
• Fes-ho simple. Si la reunió és recurrent, afegiu els participants com a grup a la guia de la conferència o afegiu contactes individuals a l'agenda telefònica.
• Inici i finalització a temps. Comenceu sempre la reunió a l’hora indicada, fins i tot si hi falten participants.
(Planifiqueu una pausa breu si cal ampliar la reunió).
• Seguiment i seguiment. Resumiu, feu el seguiment i envieu les notes de la reunió directament després de la reunió. [Definiu els terminis i deixeu que tothom sàpiga qui és el responsable].
Durant la reunió (si presideix una reunió)
Introduccions. Benvinguda i presentació de tothom. Això fa que la reunió comenci bé i asseguri una atmosfera inclusiva, fins i tot per a aquelles persones que es troben fora de lloc. Si la reunió no és molt gran (fins a 10 participants aproximadament), demaneu als participants que es presentin breument per obtenir una veu per la seva veu. Intenteu sempre crear una atmosfera que doni a la gent el sentit de seure tots junts, fins i tot els que participen en altres llocs.
• Minuts. Preneu notes o creeu un secretari que pugui trigar minuts i tingui accés a la gravació si es fa.
• Agenda. La persona que dirigeix la reunió explica què és la reunió i quant de temps durà a terme i proporciona un breu resum de l’agenda.
• Interrupcions. Inicieu la reunió explicant les regles bàsiques de la reunió i què pot ser preocupant.
No heu de llegir missatges de correu electrònic, navegar pel vostre Smartphone, treballar amb altres tasques, etc.
• Salts. Si la reunió dura més de 45 minuts, feu una pausa per permetre que la gent estire les cames durant 10-15 minuts abans de continuar.
• Arribar a un acord. Abans de passar a un element nou, consulteu els diferents participants per veure si algú vol dir alguna cosa. Això fa que tothom se senti implicat.
• Dinàmic. Gestioneu i considereu la dinàmica del grup. Assegureu-vos que tothom tingui veu en l’assumpte que es discuteix, tracti sobre conflictes.
• Explicar. Si succeeix alguna cosa a la sala (que potser es pugui riure), explica què passa amb qualsevol que participi per telèfon per assegurar-se que tothom s’inclou.
• Temps per a preguntes. Poseu-vos el temps per tractar qualsevol pregunta.
• Nova reunió. Si hi ha assumptes que cal seguir, acordeu una hora per a la propera reunió.
Després de la reunió (Si presideix una reunió)
Seguiment i seguiment. Resumiu, feu el seguiment i envieu les notes de la reunió directament després de la reunió. Definiu els terminis i deixeu que tots sàpiguen qui és el responsable de què.
Per a qualsevol persona que participi en una reunió (a la ubicació remota)
• Pau i tranquilitat. Intenteu trobar un lloc tan tranquil com sigui possible.
• Aparcar. Si participeu del vostre cotxe, aparcar-vos de forma segura, per exemple, en un aparcament, abans d’unir-vos a la reunió.
• Apagueu el micròfon. Si esteu asseguts en algun lloc amb un soroll de fons, per exemple, a un aeroport o en un cotxe o cafeteria, apagueu el micròfon (silenci) quan no esteu parlant.
• Estigueu a punt en molt de temps. Assegureu-vos que esteu en bon moment per a la reunió per oferir l’oportunitat de xatejar amb altres participants abans que comenci la reunió (de la mateixa manera que ho farien les persones d’una sala de conferències junts).
• Presentat. Si teniu alguna cosa a dir, assegureu-vos que la gent reconegui la vostra veu introduint-se primer.
• Mantenir informades les persones. Si us desconnecteu (mala recepció, etc.), truqueu-ho immediatament i, en un moment convenient, deixeu que els altres participants sàpiguen que esteu absent durant un temps.
• Enfocament. Concentreu-vos a la reunió. No llegiu els missatges de correu electrònic ni feu cap altra cosa durant la reunió.
