Com evitar els malsons de videoconferència

Tenveo conference camera.png

La videoconferència és una manera eficaç i de baix cost de mantenir-se en contacte amb els empleats i clients, però hi ha algunes dificultats per evitar.

Independentment de la indústria en la qual us trobeu, probablement hàgiu experimentat almenys algunes trucades de videoconferència. Tot i que aquestes trucades requereixen un equip lleugerament més gran que les conferències d'àudio, omplen la necessitat d'un temps cara a cara que no es pugui complir sense reunions presencials. De fet, la popularitat de la videoconferència ha esclatat en els últims anys i això és per diversos motius.

En primer lloc, la videoconferència estalvia temps i diners. Segons un estudi de PGi, les empreses que utilitzen regularment les videoconferències troben un descens del 30% en el cost del viatge en general, que inclou l'hotel, tarifa aèria, combustible, taxi, lloguer de cotxes i estipendies alimentàries. A més, la videoconferència pot generar una major eficiència i productivitat. Un altre avantatge de la videoconferència és que aporta una sensació d'unió entre els empleats dispersos que es mantenen en telecomunicacions o treballen en diferents ciutats. De vegades, només necessites una reunió cara a cara.

Però la videoconferència també comporta els seus reptes. Alguna vegada ha participat en una trucada tan poc organitzada o amb tantes xarxes tecnològiques que es sentia com una pèrdua de temps? La majoria de la gent probablement té. Per això és important fer tot el possible per evitar els següents malsons de videoconferència, ja sigui que sou l'amfitrió o un participant.

Soroll de fons. Un gran avantatge de la videoconferència és que us permet treballar des de qualsevol lloc, fins i tot a casa vostra. Recordeu, però, que el vostre objectiu és ser el més professional possible. Això vol dir que hauríeu d'eliminar qualsevol soroll estrany, incloent barks de gossos i crits de nens. Tanqueu-vos en una habitació tranquil·la sense distraccions. Si sabeu que tindreu una crida important, envieu els nens a l'àvia i tancaran els gossos en una altra habitació.

Distraccions sense moure. No siguis "aquella persona" que s'oblida de silenciar-se mentre parla amb altres persones a la sala, responent a una altra trucada telefònica o, per tant, demanant una tassa de cafè. Si necessiteu allunyar-vos de la trucada, silencieu-vos sense importar el motiu.

Converses desactivades. D'altra banda, no us oblideu de silenciar-vos quan us toca parlar. Qui sap quants minuts i hores s'han perdut en les nostres vides gràcies a la muting accidental!

Connexió irregular. No hi ha res més molest que ser expulsat d'una videotrucada. No només faltes parts de la reunió, però perds temps i energia intentant tornar a activar. Assegureu-vos de tenir una connexió a Internet sòlida des de qualsevol lloc on esteu treballant, i saber reiniciar-lo si hauria de sortir. A més, tingui una font de còpia de seguretat per connectar si és possible; Per exemple, si hi ha una aplicació per al vostre programa de videoconferència, instal·leu-la al vostre telèfon intel·ligent i sàpiga usar-la si cal.

Estàtic o interferència. No és genial quan algú males totes les altres paraules que dius (o viceversa). De vegades, la tecnologia és només una bèstia i no hi ha manera de prevenir-la. Però una manera de disminuir la probabilitat d'estar estàtica o d'interferència és que tots els participants silencien els seus telèfons a menys que estiguin parlant.

Altaveu desconegut. Quan hi ha diverses persones a la línia, pot ser difícil recordar qui és qui. Fins i tot si el programa que esteu utilitzant us identifica, declareu el vostre nom i departament abans de dir res important. Això ajudarà a aquells que no sabeu que s'orienten bé abans de dir una paraula.

Eco central. De vegades hi ha un ressò inexplicable en una videotrucada. Si això passa, intenteu reduir-lo a una persona específica o demanar-li a tothom que torni a marcar. Si això no resol el problema, prepareu-lo amb un altre pont o línia perquè la gent s'uneixi.

A més d'aquestes malsons de videoconferència, heus aquí uns quants consells per a les millors pràctiques quan es prepara per a una videotrucada:

Si organitzeu una reunió, assegureu-vos que és realment necessari. Gairebé tots hem suspès d'una crida i un pensament, "bé, això podria haver estat realitzat amb un correu electrònic". Els participants d'ajuda mantenen la tasca amb una agenda clara i detallada. Assegureu-vos de deixar el temps al final de les preguntes.

Feu-vos còmode amb la tecnologia de videoconferència abans de començar la reunió. No espereu fins a cinc minuts abans d'iniciar una trucada per intentar iniciar sessió per primera vegada. Si sou l'amfitrió de la reunió, feu una prova prèviament. Demana a un empleat que s'uneixi a la vostra reunió de pràctiques perquè pugueu penjar l'accés a l'ús compartit de la pantalla, activar i desactivar els participants i molt més.

Utilitza molta il·luminació. No importa on estiguis durant la reunió, l'oficina, la teva llar, etc., assegureu-vos que hi ha una il·luminació adequada perquè els altres puguin veure la teva cara. No us deixeu retrocedir o la cara podria aparèixer fosca. En comptes d'això, assegureu-vos que la llum provingui del davant o del costat.

Assegureu-vos que el fons no distregui. No és molt professional tenir una pila de bugaderia o les vostres joguines dels vostres fills disperses darrere vostre. En lloc d'això, vagi per simples i simples. Vesteixi adequadament. Encara és un professional, de manera que, tret que es tracti d'una conferència d'àudio, fixeu-vos en el cabell, el maquillatge i la roba. Concretament, utilitzeu colors silenciosos, neutres o pastís; No hi ha ratlles, polzes, plaids o qualsevol altra cosa que pugui distreure's a la pantalla. Mantingueu la càmera web al nivell dels ulls o una mica més amunt. Els angles estranys també són distractors. Penseu a comprar comprar un bon micròfon, especialment si feu moltes trucades de vídeo. Un micròfon USB extern és una bona elecció. Manténgase concentrat a la trucada. Recordeu que la gent us pot veure, així que no intenteu multi-tasques durant la vostra videoconferència. Mireu a la càmera. Molta gent mira la seva imatge a la pantalla, però això fa que aparegui (a tothom) com si estigués mirant cap avall. No es trobarà tan professional com franc com vulgui. Recordeu que la videoconferència és com qualsevol altra tecnologia ja que hi ha molts avantatges i reptes. Afortunadament, molts d'aquests desafiaments es poden evitar amb una mica de coneixement, resolució de problemes i paciència. Així que prepara't i busqueu a la vostra pròxima videoconferència en línia amb facilitat. Llums, càmera, acció!